טופס בקשה לפגישה ומערכת שמזמינה שעה פנויה הם שני פתרונות שונים. לפני שמוסיפים יומן לאתר, צריך להחליט אם הלקוח יכול לקבוע לבד או אם הצוות צריך לברר התאמה לפני אישור.
מגדירים שירות, משך ואחראי
רשמו סוגי פגישות ואת המשך הנדרש לכל אחד. ציינו אם יש זמן הכנה בין פגישות ואילו אנשים יכולים לתת את השירות.
אם כמה סניפים משתמשים באתר אחד, הבחירה בסניף צריכה להפנות לזמינות המתאימה. אל תציגו שעות שאין דרך לאשר במערכת.
מבדילים בין בקשה להזמנה מאושרת
כאשר נדרש בירור אנושי, כפתור ״בקשת פגישה״ והודעת קבלה מתאימים יותר מהבטחה שהפגישה נקבעה.
בהזמנה אוטומטית יש לבדוק זמינות גם בעת השמירה. שני מבקרים יכולים לבחור אותה שעה לפני שאחד מהם סיים את התהליך.
מסבירים שינוי וביטול
הלקוח צריך להבין כיצד משנים את המועד ומתי השינוי מאושר. קישור מתאים יכול לחסוך טלפון, אבל יש לוודא שהוא ניגש רק לפגישה הרלוונטית.
שינוי שעה צריך להתעדכן בכל המערכות שמציגות אותה. אם החיבור נכשל, אל תציגו הצלחה בלי שהיומן עודכן.
בודקים את המקרים שמסביב
נסו שעה שכבר תפוסה, פרטים חסרים, שינוי מועד ובקשה כפולה. בדקו גם פורמט תאריך וכיוון כתיבה בטלפון.
בסיום האפיון הגדירו מי עוקב אחר בקשות שלא אושרו ומה קורה בזמן תקלה ביומן. התהליך הידני החלופי חשוב לצד האוטומציה.
שאלות נפוצות
האם כל אתר צריך יומן?
לא. אם השירות מחייב בירור מוקדם, טופס בקשה קצר יכול להתאים יותר.
מה קורה כשאין שעה מתאימה?
מציעים בקשת תיאום או מעבר לנציג, בהתאם לתהליך שהעסק הגדיר.
המדריך מסביר עקרונות ותהליכי עבודה. פרטי המימוש נקבעים לפי המערכות והצרכים של העסק. דוגמאות להמחשה אינן תוצאות של לקוחות.