תיאום פגישה נשמע פשוט, אבל כולל שירות, משך, אזור זמן ואדם מתאים. לפני שמחברים סוכן AI ליומן, מפרידים בין בירור מידע לבין פעולה שמשנה לוח זמנים.
מגדירים מה הסוכן רשאי להציע
בחרו סוגי פגישות, משכים וזמני פעילות. הסוכן צריך להשתמש בזמינות אמיתית ממערכת היומן ולא להמציא שעה פנויה.
אם פגישה דורשת אישור אנושי או תנאי מוקדם, הציגו בקשה לתיאום במקום אישור סופי. המילים במסך צריכות להתאים למצב.
מקבלים אישור על הפרטים
לפני קביעה הציגו תאריך, שעה, אזור זמן, סוג פגישה ודרך קיום. בשיחה חופשית ״מחר בבוקר״ אינו תמיד מידע מספיק.
שמרו מזהה בקשה כדי שהודעה חוזרת לא תקבע שתי פגישות. בדקו שוב זמינות בעת הפעולה, כי משתמש אחר יכול לתפוס את השעה.
מתכננים ביטול ושינוי
הגדירו כיצד מזהים את הפגישה ואת האדם שמבקש לשנות אותה. הסוכן אינו צריך לקבל רשימה של כל פגישות העסק כדי לטפל בבקשה אחת.
אם השינוי נכשל, הסבירו שהפגישה הקודמת עדיין קיימת עד לקבלת אישור. אל תציגו ביטול לפני שהמערכת אישרה אותו.
בודקים עם תרחישים מורכבים
נסו שעה שאינה פנויה, פרטי קשר חסרים, שינוי באמצע השיחה ותקלה ביומן. הגדירו מתי הסוכן מעביר לנציג.
בדקו גם את היכולת לומר שאין זמן מתאים. סוכן שמסיים בירור בצורה מדויקת מועיל יותר מסוכן שמאשר פעולה שלא התבצעה.
שאלות נפוצות
האם הסוכן צריך גישה מלאה ליומן?
עדיף לתת את ההרשאות המינימליות הנדרשות לתהליך, בהתאם למערכת.
מתי להעביר לנציג?
כאשר יש חריגה, אי־ודאות, תקלה או בקשה שאינה במסגרת ההרשאות.
המדריך מסביר עקרונות ותהליכי עבודה. פרטי המימוש נקבעים לפי המערכות והצרכים של העסק. דוגמאות להמחשה אינן תוצאות של לקוחות.