אפשר לבנות סוכן שקורא מסמכים ומסייע לתהליך עסקי: חילוץ פרטים, השוואה, סיכום או עדכון מערכת. היכולת תלויה במקור, בפורמט ובפעולה שנדרשת, והיא אינה מוגבלת לדוגמאות האלה. הדבר החשוב הוא שאפשר יהיה לבדוק מאיפה הגיע כל נתון לפני שמשתמשים בו.
מגדירים שדות ומקור
רשמו אילו שדות דרושים והאם אפשר לקבל אותם מטקסט, טבלה או תמונה. מסמך סרוק עשוי לדרוש זיהוי טקסט. מסמך שאינו קריא אינו נתון חסר שאפשר להשלים בניחוש.
לכל ערך שמרו הפניה לעמוד או לקטע כאשר התהליך מאפשר זאת. הסבר מקור עוזר לאדם לבדוק את החילוץ ולא להסתפק בציון ביטחון כללי.
בודקים עקביות לפני פעולה
אם יש כמה סכומים או תאריכים, צריך כלל שמגדיר איזה מהם רלוונטי. בדקו יחידות, מטבע והקשר. טבלה שחולצה בהצלחה אינה הוכחה שכל שורה שויכה נכון.
כאשר מידע חסר או סותר, עצרו את הפעולה המתאימה והעבירו לבדיקה. אין לכתוב ערך חדש למערכת רק כדי שכל השדות יהיו מלאים.
הרשאות ומסירה לאדם
הגדירו מי מעלה מסמך, מי רשאי לראות אותו וכמה זמן הוא נשמר. תוכן מסמך אינו צריך לשנות את כללי הסוכן או להעניק לו הרשאות חדשות.
אפשר להתחיל בתצוגת תוצאות לבדיקה ולהוסיף עדכון מערכת רק אחרי שתרחישים נבדקו. נסו מסמך ברור, סריקה חלשה, עמוד חסר וקובץ כפול. איכות התהליך נמדדת ביכולת למצוא ולתקן טעות.
שאלות נפוצות
אפשר לקרוא גם מסמך סרוק?
לעיתים כן באמצעות זיהוי טקסט, בהתאם לאיכות ולפורמט. צריך לבדוק את התוצאה.
האם חילוץ מידע הוא אימות שלו?
לא. חילוץ מציג מה נמצא; אימות דורש בדיקה מול מקור וכללים.
אפשר לחבר את התוצאה ל־CRM?
כן, לפי המערכת, השדות וההרשאות שיגדרו באפיון.
הסוכן יכול להחליט על בסיס מסמך לא ברור?
צריך להגדיר מתי נדרשת בדיקת אדם. אין להציג השערה כנתון מאומת.
מקורות להעמקה
המדריך מסביר עקרונות ותהליכי עבודה. פרטי המימוש נקבעים לפי המערכות והצרכים של העסק. דוגמאות להמחשה אינן תוצאות של לקוחות.