אוטומציה למעקב אחרי לידים: משמירה ועד משימת המשך

מגדירים מצבים שכל הצוות מבין

בחרו מספר מצבים קטן: חדש, בטיפול, ממתין לתשובה, הצעה נשלחה ונסגר. לכל מצב קבעו תנאי כניסה ואחראי. ״בטיפול״ בלי בעלים ותאריך פעולה אינו נותן מידע שניתן לפעול לפיו.

שמרו היסטוריה של שינויים חשובים. אם ליד נסגר או הועבר, כדאי לדעת מי ביצע את השינוי ומה הייתה הסיבה, במיוחד כשכמה אנשים עובדים במקביל.

מפרידים בין קליטת ליד לבין משלוח התראה

קודם שומרים רשומה ומוודאים שקיבלה מזהה. אחר כך שולחים התראה ויוצרים משימה. אם ההתראה נכשלה, הנתון עדיין קיים ואפשר לשלוח אותה מחדש.

מניעת כפילות דורשת הבחנה בין אירוע שנשלח שוב לבין אדם שחזר עם צורך חדש. לא כל שתי פניות עם אותו טלפון הן אותו ליד. אפשר לאחד פרטי איש קשר ולשמור פניות שונות כאירועים.

שיוך דורש כלל וגיבוי

אפשר לשייך לפי שירות, אזור או עומס, אך כל ליד צריך להגיע גם כשהכלל לא מוצא התאמה. הגדירו תור כללי או אחראי גיבוי. דאגו שרשומה לא תיעלם משום ששדה שירות הגיע ריק.

במקרים של חופשה או עזיבת עובד צריך מסלול להעברה. אין ערך להתראה שנשלחת לחשבון שאיש אינו בודק.

מעקב פנימי אינו חייב להיות הודעה ללקוח

משימת תזכורת לצוות עשויה להספיק. אם מתכננים הודעות ללקוחות, צריך להחליט על מטרתן, תדירותן ומסלול עצירה בהתאם להסכמות ולדרישות הרלוונטיות. אל תשלחו רצף רק כי הליד טרם נסגר.

• ליד נשמר לפני התראה.
• אחראי וזמן פעולה לכל רשומה פתוחה.
• גיבוי לליד שלא התאים לכלל שיוך.
• עצירת תהליך בעת סגירה או שינוי מצב.
• דוח לידים בלי פעולה עתידית.

בודקים גם שינוי בזמן שהתהליך רץ

לצורך המחשה, לקוח התקשר והטיפול הושלם לפני שהגיעה תזכורת אוטומטית. התהליך צריך לקרוא את המצב העדכני לפני פעולה. אחרת הוא יכול לשלוח הודעה לא מתאימה או ליצור משימה שכבר אינה נחוצה.

מדדו זמן עד טיפול ראשון, מספר לידים בלי אחראי ושיעור חריגות. מדדים אלה מאפשרים לשפר את התהליך לפני שמגדילים את נפח השיווק.

שאלות נפוצות