אותו אדם יכול למלא טופס, להתקשר ולהופיע גם בקובץ ייבוא. כפילות אינה תמיד טעות: לפעמים יש כמה צרכים או כמה אנשי קשר מאותו עסק. לפני שמוחקים, מגדירים מה נחשב אותו ליד ומה צריך להישמר.
מנרמלים לפני התאמה
מספר טלפון יכול להופיע עם קידומת ישראלית, רווחים או מקפים. הכינו צורה אחידה לצורך השוואה בלי לאבד את התצוגה המקורית. אימייל דורש טיפול ברווחים ובכתיבה עקבית.
שם עסק לבדו אינו מזהה מספיק. שני עסקים עשויים לשאת שם דומה, ושני אנשים יכולים לעבוד באותו עסק. כשאין זיהוי בטוח, סמנו לבדיקה במקום למזג אוטומטית.
קובעים מה נשמר
במיזוג יש לשמור היסטוריית פניות, מקורות ותאריכים. אם יש הערות סותרות או מצב טיפול שונה, הסבירו מי מחליט מה המצב החדש. הצעה חתומה או תשלום אינם מידע שאפשר להחליף רק כי נוצר ליד חדש.
בדקו האם רשומות אחרות מצביעות על הליד הישן. מיזוג שמשאיר קישור שבור יכול להסתיר משימות או הצעות מהצוות.
בודקים ייבוא בדוגמה קטנה
התחילו בקובץ קטן עם כפילות מכוונת ומספר בפורמט אחר. בדקו את התוצאה ואת האפשרות לתקן לפני טעינת כל הרשומות. הפרידו בין עדכון פרטים לבין יצירת לקוח חדש.
לאחר הייבוא, השוו כמות רשומות וצפו במקרים שלא הותאמו. ״הייבוא הסתיים״ אינו אומר שכל מיזוג נכון. תיעוד מקור הקובץ עוזר לבדוק בהמשך.
שאלות נפוצות
שם זהה מספיק למיזוג?
לא. צריך מזהים נוספים ובדיקה כאשר ההתאמה אינה ודאית.
פנייה חוזרת צריכה להימחק?
לא בהכרח. היא יכולה להישמר כאירוע נוסף של אותו לקוח.
מה חשוב לשמור במיזוג?
פרטי קשר, מקורות, תאריכים והיסטוריית טיפול וקישורים לרשומות אחרות.
איך בודקים כללי ייבוא?
עם דוגמה קטנה הכוללת כפילויות ושדות חסרים, לפני הייבוא המלא.
המדריך מסביר עקרונות ותהליכי עבודה. פרטי המימוש נקבעים לפי המערכות והצרכים של העסק. דוגמאות להמחשה אינן תוצאות של לקוחות.